Evrak Gönderirken Dikkat Edilecekler: Kaybolmadan, Islanmadan, Zamanında

Eminönü kurye hizmetinde en çok özen isteyen gönderilerin başında evrak gelir. Sözleşmeler, noter evrakları, ihale dosyaları, resmi yazışmalar... Bir paket kaybolursa yenisi alınabilir; bir evrakın aslı kaybolursa iş haftalarca uzayabilir.

Bu rehberde evrakı hazırlamaktan teslim edildiğini doğrulamaya kadar dikkat etmeniz gerekenleri adım adım anlatıyoruz. Maddelerin çoğu birkaç dakikanızı alır ama sonradan saatler kazandırır.

Göndermeden önce kopyasını alın

Evrak ne kadar önemliyse yola çıkmadan önce kopyasını almak da o kadar önemlidir. Tüm sayfaları tarayın ya da telefonla okunaklı fotoğraflarını çekin. İmza ve kaşe bulunan sayfaları mutlaka kaydedin.

Bu kayıt, evrakın içeriğiyle ilgili sonradan bir soru çıkarsa elinizdeki kanıttır. Alıcı tarafta bir sayfanın eksik olduğu söylenirse neyi gönderdiğinizi gösterebilirsiniz.

Aslı mı, kopyası mı gitmeli?

Her evrakın aslının gitmesi gerekmez. Karşı taraf yalnızca bilgi amaçlı istiyorsa e-posta ya da onaylı bir kopya yeterli olabilir. Aslını göndermeden önce alıcıya tam olarak neye ihtiyaç duyduğunu sorun.

Islak imzalı sözleşmeler, noter onaylı belgeler ve resmi başvurularda genellikle asıl evrak istenir. Bu durumlarda hazırlığı daha da özenli yapın.

Doğru paketleme: katlamayın, korumaya alın

Motosikletle taşınan bir evrak çanta içinde yol alır ama yine de iyi paketlenmelidir. Doğru paketleme hem sayfaları düzgün tutar hem de yağmura karşı ek koruma sağlar.

• Evrakı katlamayın. A4 evrak için A4'ü rahatça alan bir zarf ya da körüklü dosya kullanın.
• Önce şeffaf dosyaya, sonra zarfa koyun. İki kat koruma, yağmurlu havada sayfaları güvende tutar.
• Zımba ve ataşları kontrol edin; sayfa sırası karışmasın.
• Birden fazla dosya varsa her birinin üzerine içeriğini belirten kısa bir not iliştirin.
• Zarfın üzerine içeriği değil, yalnızca alıcının adını, kurumunu ve telefonunu yazın.

Gizli evrakta ek önlem

Kişisel veri, ticari bilgi ya da hukuki içerik taşıyan evrakları kapalı ve bantlanmış bir zarfta gönderin. Zarfın üzerine "kişiye özel" yazmak, yanlış kişi tarafından açılma ihtimalini azaltır.

Gizliliği yüksek bir dosyada VIP kurye seçeneği işinizi görür. Evrakınız başka gönderilerle aynı turda taşınmaz; kurye onu sizden alıp ara durak yapmadan alıcıya ulaştırır.

Alıcıyı ve teslim şeklini netleştirin

Evrakı kimin teslim alacağı baştan belli olmalı. Bir şirkette bu sekreterya, bir kurumda evrak kayıt birimi, bir plazada güvenlik masası olabilir. Teslim alacak kişinin adını ve telefonunu çağrı sırasında paylaşın.

Evrakın mutlaka belirli bir kişiye elden teslim edilmesi gerekiyorsa bunu açıkça söyleyin. Bunu belirtmezseniz, kişi yerinde olmadığında teslim gecikebilir ya da evrakın başka birine bırakılması gündeme gelebilir.

Resmi kurumlara giden evrakta saat hesabı

Noterler, resmi daireler ve kurumlar belli saatlerde evrak kabul eder. Cağaloğlu'ndaki İstanbul Valiliği gibi bir kamu kurumuna ya da bir notere gidecek evrakta, kurumun mesai ve evrak kabul saatini önceden kontrol edin.

Son güne kalmış işlerde kurye çağırmayı son dakikaya bırakmayın. Eminönü içinde hedefimiz yaklaşık 30 dakika olsa da trafik ve kurumdaki sıra süreyi uzatabilir. Mümkünse evrak kabulün kapanmasından birkaç saat önce arayın.

Bazı başvurular şahsen ya da vekaletle yapılmak zorundadır. Kurye evrakı teslim edebilir ama sizin yerinize resmi işlem yapamaz. Bunu önceden kurumla netleştirin.

İmza alıp geri getirme

Sözleşmelerde sık görülen bir ihtiyaç: evrak karşı tarafa gider, imzalanır, geri gelir. Bunu çağrı sırasında gidiş-dönüş olarak belirtin; fiyat iki yönlü yola göre verilir.

İmzalanacak sayfaları önceden işaretleyin. Yapışkan not ya da kurşun kalemle bırakılan küçük bir işaret, karşı tarafın doğru yerleri hızlıca imzalamasını sağlar ve dönüşü hızlandırır.

Evrak türüne göre kısa notlar

Her evrakın kendine özgü bir hassasiyeti vardır. En sık gönderilen evrak türleri için dikkat edilecek noktalar şunlar:

• Sözleşmeler: Tüm nüshaların sayfa sayısını kontrol edin, paraf gereken sayfaları işaretleyin.
• İhale dosyaları: Son teslim saatini ve dosyanın teslim edileceği birimi önceden öğrenin; kapalı zarf istenip istenmediğini kontrol edin.
• Noter evrakları: Noterliğin tam adını verin. İstanbul'da çok sayıda noterlik bulunur; yalnızca ilçe adı yetmez.
• Banka ve muhasebe evrakları: Kişisel ve finansal bilgi içerdiği için kapalı zarf kullanın, zarfın üzerine içerik yazmayın.
• Hukuki evraklar: Süreli işlerde son günü beklemeyin; teslim edilecek birimi ve kişiyi önceden netleştirin.

Göndermeden önce son kontrol

Evrakı kuryeye vermeden önce bu listeye bir kez göz atın. Bir dakikanızı alır.

• Kopya ya da tarama alındı mı?
• Sayfa sayısı ve sırası doğru mu?
• İmza ve kaşeler tamam mı?
• Zarf kapalı ve üzerinde alıcı bilgisi yazılı mı?
• Kurumun evrak kabul saati kontrol edildi mi?
• Gidiş-dönüş gerekiyorsa çağrı sırasında söylendi mi?

Teslim edildiğini doğrulayın

Evrak yerine ulaştığında alıcıdan kısa bir teyit isteyin. Önemli evraklarda teslim alan kişinin adını not edin. Böylece iş tamamlandığında elinizde net bir kayıt olur.

Eminönü evrak kurye için tek numara

Evrak ve doküman kurye hizmetimiz 7/24 açık. 0545 925 15 58'i arayın ya da WhatsApp'tan yazın; alış ve teslim adresini, evrakın türünü ve yetişmesi gereken saati söyleyin. Fiyatı hemen verelim, kurye yola çıksın.

İlgili sayfalar